開一張報價單給客戶，從建立到轉為訂單

客人問價、要正式報價時，用「新增報價單」建好商品和折扣，寄出 email 就有 PDF 送到客戶信箱。這篇照實際畫面走一遍，共五個步驟。

報價管理教學 08 閱讀約 5 分鐘 2026 年 9 月 18 日更新畫面中的商品與客戶皆為範例

本篇目錄

開始之前

系統裡至少要有一個商品才能加進報價單。客戶可以先不建檔——建立時直接手動輸入名稱、統一編號等資料即可；只是要記得補上 Email，之後才能用系統直接把報價單寄出去。

步驟 1　／ 5

側邊欄「報價管理」，右上角按「新增報價單」，會打開一個三步驟的視窗，第一步是客戶資訊。

上方「選擇已有客戶」可以搜尋既有客戶，選到之後客戶名稱、統一編號、Email 這些欄位會自動帶入；沒有現成客戶就直接在下面手動輸入。往下還有報價有效期限與稅率兩個欄位。

「客戶名稱」是唯一必填欄位（欄位旁有紅色 *），其餘統一編號、Email、電話、地址都可以留空，之後再補。

步驟 2　／ 5

第二步「報價項目」：用上方「搜尋並添加商品」找商品，點一下搜尋結果就會加進下面的清單。每個品項可以改單價、數量，也能各自設定折扣%。

品項加好之後，下面會出現「整單折扣」——可以選百分比折扣或固定金額折扣，再填折扣數字，套用在整張報價單上。

品項清單上方有一顆「套用客戶定價」，會依這位客戶的等級重新套用折扣與最新單價，並覆寫目前畫面上已經改過的單價和折扣，要小心順序。

步驟 3　／ 5

第三步「確認送出」會列出客戶資料、每項商品，再往下是金額摘要：小計、折扣、稅額、總計。這裡也能填「給客戶的備註」和「內部備註」，前者客戶看得到，後者只有自己看得到。

都確認沒問題後按「建立報價單」，報價單會以草稿狀態存起來，還沒有寄給客戶。

步驟 4　／ 5

回到報價單列表，草稿狀態的報價單旁邊有一個寄送圖示，按下去會先跳出確認訊息，寫著會用 email 寄出 PDF。客戶欄位如果沒有 Email，這顆按鈕會直接反灰，沒辦法寄。

確認送出後，狀態會從草稿變成已發送，右上角也會跳出寄送成功的通知。

已發送狀態一樣可以按同一顆圖示重新寄送，例如客戶說沒收到信的時候。

步驟 5　／ 5

客戶用電話或 email 回覆願不願意下單後，回到系統裡手動記錄結果——已發送的報價單旁邊有兩個圖示，分別標記「客戶已接受」或「客戶已拒絕」。系統本身不會自動幫客戶按下接受，要由自己確認後手動點。

標成已接受之後，會多出一顆「轉為訂單」，打開後可以勾選要不要順便建立庫存保留、出貨單、銷售發票，按「確認轉換」就會產生一張新的銷售訂單，報價單狀態也變成已轉訂單。

報價單有「報價有效期限」，過期後不能再標記為已接受，記得請客戶在期限內回覆，或編輯報價單延長期限。

報價單有哪些狀態？

草稿、已發送、已接受、已拒絕、已過期、已轉訂單，六種。編輯功能只在草稿和已發送狀態才看得到。

寄送按鈕反灰按不下去怎麼辦？

先確認這張報價單有沒有填客戶 Email。沒有 Email 系統不知道要寄到哪，按鈕會維持反灰。

客戶自己會在網路上看到報價單、按接受嗎？

不會。這篇說的寄送是把 PDF 用 email 寄給客戶，「已接受」「已拒絕」是自己收到客戶回覆後，手動在系統裡標記的，不是客戶自己點的。

「套用客戶定價」跟自己手動改單價，可以一起用嗎？

可以，但順序要注意：「套用客戶定價」會覆寫目前畫面上的單價和折扣，所以建議先套用定價，有需要再手動微調，不要反過來做。

打開系統，開一張真的報價單給客戶。